Informativa per il trattamento di dati personali ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento UE 2016/679 (“GDPR”)

-Trattamento dei dati personali relativi a segnalazioni, ai sensi del D. Lgs. 10 marzo 2023, n. 24 di attuazione della direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019 - (Whistleblowing)-

 

Gentile Interessato,

ai sensi e per gli effetti degli artt. 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento e del Consiglio Europeo “relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati” (di seguito GDPR) Ausonia S.r.l. intende informarla sulle modalità di trattamento dei suoi dati personali relativamente alle Segnalazioni sugli illeciti (Whistleblowing). Procedere all’invio delle medesime solo dopo avere letto attentamente l’informativa in tema di protezione dei dati personali, di seguito riportata.

A seguire si descrivono le modalità di gestione del sito https://ausonia.segnalazioni.net (di seguito “Piattaforma”) in relazione al trattamento dei dati personali degli utenti che lo consultano. L’informativa è resa solo per questo sito e non anche per altri siti web. Le condizioni di seguito riportate sono suscettibili di essere modificate nel tempo e, di conseguenza, aggiornate in qualsiasi momento.

1. TITOLARE DEL TRATTAMENTO

Titolare del trattamento è identificato nella persona del titolare e legale rappresentante della società Ausonia srl, con sede legale in Via Favara, 452/C – Z.I. 91025 Marsala (TP) ; VAT 01461620815 ; mail: ausonia@ausonia.net.

Il Titolare del trattamento garantisce la sicurezza, la riservatezza e la protezione di cui sono in possesso, in qualsiasi fase del processo di trattamento degli stessi.

2. TIPOLOGIA DI DATI TRATTATI

Nell’ambito delle Segnalazioni sugli illeciti (Whistleblowing), saranno trattati i dati personali della persona Segnalante (in particolare nome, cognome, indirizzo e-mail), del facilitatore, della persona coinvolta o menzionata nella Segnalazione, nonché i dati personali contenuti nelle Segnalazioni stesse e nella relativa documentazione. Pertanto, tali dati personali possono riguardare dati comuni, dati particolari e dati relativi a reati ed irregolarità.

3. FINALITÀ DEL TRATTAMENTO

I dati personali verranno trattati da Ausonia per le seguenti finalità:

1. 1. Consentire la registrazione e l’accesso alla piattaforma (laddove Lei decida di utilizzare la modalità di segnalazione con registrazione);
   2. Ricevere, analizzare e gestire le Segnalazioni relative ad illeciti o comportamenti non conformi alle norme vigenti come definiti dall’art. 2, comma 1, lettera a) del D. Lgs. n. 24/2023;
   3. Condurre indagini interne o collaborare con autorità competenti per valutare le Segnalazioni ricevute;
   4. Adottare le misure correttive e disciplinari necessarie in caso di accertamento di illeciti o comportamenti non conformi;
   5. Mantenere la riservatezza e tutelare le persone a vario titolo implicate nella Segnalazione;
   6. Assicurare il rispetto degli obblighi legali e regolamentari.

4. BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO

Con riferimento alle finalità di cui al punto sopra 3.1 la base giuridica che legittima il trattamento è costituita dal Suo consenso, espresso cliccando sull’apposito pulsante dopo aver preso visione della presente informativa; tale consenso è necessario ed il mancato conferimento ha come conseguenza l'impossibilità di effettuare una “Segnalazione con registrazione”. Le ricordiamo tuttavia che è possibile effettuare una Segnalazione anonima e che in questo caso non vi sarà alcun trattamento di dati personali, ad eccezione degli eventuali dati personali da Lei inseriti all’interno della Segnalazione.

Con riferimento invece alle finalità di cui ai punti da 3.2 a 3.6, e basi giuridiche che legittimano il trattamento sono costituite dal legittimo interesse delle titolari del trattamento dei dati e dall’adempimento ad obblighi di legge. I dati personali saranno infatti trattati:

• per adempiere a un obbligo legale al quale è soggetto il titolare (art. 6, par. 1, lettera c);
• per accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria, quando necessario (art. 9, par.2, lettera f del GDPR)

5. NATURA DEL CONFERIMENTO E CONSEGUENZE DELL'EVENTUALE RIFIUTO

Il conferimento dei dati del Segnalante è obbligatorio nella “Segnalazione nominativa”. Un eventuale rifiuto al conferimento dei dati nella “Segnalazione nominativa” rende impossibile seguire l’iter della procedura.

Il conferimento dei dati del Segnalante è facoltativo nella “Segnalazione anonima”; tuttavia l’applicazione della procedura di segnalazione sarà possibile solo qualora le Segnalazioni siano adeguatamente circostanziate e rese con dovizia di particolari, ove cioè siano in grado di far emergere fatti e situazioni relazionandoli a contesti determinati.

6. MODALITA' DI TRATTAMENTO

I dati forniti al momento della registrazione e/o nel contenuto delle Segnalazioni saranno trattati secondo i principi di correttezza, liceità, trasparenza e di tutela della riservatezza e dei diritti di tutti gli interessati, nel rispetto degli obblighi di riservatezza imposti dalla normativa in materia di trattamento dei dati personali (GDPR) e previsti dal D.Lgs. n. 24/2023 in materia di Whistleblowing.

Le ricordiamo che la registrazione alla Piattaforma, con il conseguente rilascio dei dati personali del Segnalante, non è obbligatoria; è infatti possibile effettuare una Segnalazione anonima (in tal caso non vi sarà alcun trattamento di dati personali, con eccezione di eventuali dati personali da Lei inseriti all’interno della Segnalazione).

I dati personali verranno trattati manualmente e/o con il supporto di mezzi informatici o telematici con logiche di organizzazione ed elaborazione strettamente correlate alle finalità sopra indicate e comunque in modo da garantire la sicurezza, l'integrità e la riservatezza dei dati stessi nel rispetto delle misure organizzative, fisiche e logiche in osservanza delle disposizioni di legge vigenti.

Si informa che eventuali dati personali forniti nel form di registrazione (nominativo, indirizzo e-mail) saranno gestiti separatamente dalle Sue eventuali Segnalazioni; l’eventuale associazione della Sua identità con la Segnalazione potrà essere effettuata esclusivamente dal “Responsabile” Preposto alla gestione delle Segnalazioni, nei casi e nei termini contemplati dalla normativa.

7. SEGNALAZIONE MEDIANTE INCONTRO DIRETTO

Nel caso in cui il Segnalante desideri effettuare una Segnalazione mediante incontro diretto con il “Responsabile” Preposto alla gestione delle Segnalazioni, potrà presentare richiesta tramite la stessa piattaforma, previa registrazione; la possibilità di incontro diretto da parte di soggetto anonimo non è ammessa. Quanto dichiarato dal Segnalante durante l’incontro diretto, verrà verbalizzato e il consenso al trattamento dei dati personali sarà da lui espresso mediante la sottoscrizione del verbale stesso.

8. DESTINATARI/CATEGORIE DI DESTINATARI DEI DATI PERSONALI

Destinatario dei dati personali è il Responsabile Whistleblowing che, in conformità a quanto previsto dalla vigente normativa in materia e dalla procedura di gestione delle Segnalazioni (Whistleblowing) adottata dalla Società, è tenuto a garantire la riservatezza dell’identità del Segnalante.

9. COMUNICAZIONE DEI DATI PERSONALI A TERZI

Fatte salve le tutele previste dal D. Lgs. n. 24/2023 in materia di riservatezza, i dati personali relativi alle Segnalazioni sugli illeciti potrebbero essere comunicati a terze parti solo nel caso in cui ciò sia necessario per adempiere agli obblighi di legge o per le finalità indicate nella presente informativa. Tali terze parti potrebbero includere autorità competenti, organismi di controllo o soggetti espressamente autorizzati a trattare tali dati ai sensi degli articoli 29 e 32, paragrafo 4, del regolamento (UE) 2016/679 e dell'articolo 2-quaterdecies del codice in materia di protezione dei dati personali di cui al decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196.

10. TRASFERIMENTO DEI DATI PERSONALI in Paesi Extra UE

I dati personali non saranno oggetto di trasferimenti in Paesi extra UE.

11. CONSERVAZIONE DEI DATI PERSONALI

I Suoi dati personali saranno conservati per il tempo necessario al trattamento della Segnalazione e all’assolvimento degli obblighi di legge, e comunque non oltre i 5 anni dalla data di comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione, fermo restando, quando necessario, l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria.

12. DIRITTI DEGLI INTERESSATI

Ausonia informa che lei potrà esercitare, nei limiti di quanto previsto dall'articolo 2-undecies del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, i seguenti diritti:

• Diritto di accesso (art. 15, GDPR) – ha il diritto di ottenere la conferma circa l’esistenza o meno di un trattamento concernente i suoi dati, nonché il diritto di ricevere ogni informazione relativa al medesimo trattamento;
• Diritto alla rettifica (art. 16, GDPR) – ha il diritto di ottenere la rettifica dei suoi dati in nostro possesso, qualora gli stessi siano incompleti o inesatti;
• Diritto alla cancellazione (art. 17, GDPR) – ha il diritto di ottenere la cancellazione dei suoi dati presenti all’interno dei nostri archivi, solo nei casi previsti per legge;
• Diritto alla limitazione del trattamento (art. 18, GDPR) – ha il diritto di ottenere la limitazione del trattamento concernente i suoi dati;
• Diritto alla portabilità (art. 20, GDPR) – ha il diritto di ottenere il trasferimento dei suoi dati in nostro possesso in favore di un diverso titolare;
• Diritto di opposizione (art. 21, GDPR) – ha il diritto di opporsi al trattamento dei suoi dati.

Si possono esercitare i diritti di cui sopra mediante un’idonea comunicazione da inviare alla casella di posta ausonia@ausonia.net.

Inoltre, nel caso in cui lei ritenga che il trattamento dei dati personali effettuato dal titolare avvenga in violazione di quanto previsto dal Regolamento UE 2016/679, può proporre un reclamo al Garante per la protezione dei dati personali, seguendo le procedure e le indicazioni pubblicate sul sito web ufficiale dell’Autorità: www.garanteprivacy.it, nei limiti di quanto previsto dall'articolo 2-undecies del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196.